Loading...
Inici 2017-11-07T10:30:27+00:00

Ampliem les nostres divisions

Reprografia Industrial de Catalunya reforça la seva línia de negoci de Gestió Documental amb l’ampliació de la seva divisió RIC.DOC que completa l’oferta de solucions i serveis personalitzats a la disposició de tots els seus clients.

RIC.DOC compta amb nous agents que donaran resposta a qualsevol necessitat actual i futura de la seva empresa: els seus processos de treball i la gestió documental, es veuran optimitzats, aconseguint importants estalvis de costos en la seva companyia.

Processos documentals

Gestió Documental

Converteix els documents de la teva empresa (correus electrònics, factures, contractes, etc.) en recursos i coneixements empresarials valuosos.
Gestió Documental

La gestió documental és el conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per administrar el flux de documents de tot tipus en una organització, permetre la recuperació d’informació des d’ells, determinar el temps que els documents han de guardar-se, eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.

La realitat de la gestió documental des de la visió empresarial

La gestió documental digital no és solament una manera de substituir els molestos documents en paper amb arxius digitals. Es tracta d’un complet sistema que converteix els documents de la seva empresa (correus electrònics, factures, contractes, etc.) en recursos i coneixements empresarials valuosos.

Un nou sistema de gestió documental pot arribar a transformar la seva empresa. Per aconseguir-ho, necessita experiència.

La realitat de la gestió documental des de la visió empresarial

La gestió documental digital no és solament una manera de substituir els molestos documents en paper amb arxius digitals. Es tracta d’un complet sistema que converteix els documents de la seva empresa (correus electrònics, factures, contractes, etc.) en recursos i coneixements empresarials valuosos.

Un nou sistema de gestió documental pot arribar a transformar la seva empresa. Per aconseguir-ho, necessita experiència.

El punt de partida

  • No existeix un criteri centralitzat de com gestionar la documentació.

  • Pèrdua excessiva de temps per trobar la informació necessària per a la presa de decisions.

  • Escassa indexació i sistematització de la informació.

  • Despesa innecessària d’impressió.

  • Escàs o pràcticament nul control de les versions dels documents.

  • Alt risc de duplicar informació.

Encara que les companyies constantment realitzen grans esforços per a l’estalvi de costos, molt poques són conscients del volum de diners que poden arribar a estalviar-se tan sols optimitzant la gestió dels seus documents.

Els desafiaments

  • Automatitzar i agilitzar tot el procés.

  • Unificació de criteris.

  • Optimització estructural.

  • Minimitzar el temps invertit en la manipulació i distribució dels documents.

  • Augmentar el control del procés.

  • Arxiu automàtic i vinculat de tots els documents generats en el procés.

  • Evitar pèrdues de documents.

  • Disminuir el volum de l’arxiu físic progressivament.

Eficiència i productivitat

Si actualitza el seu sistema d’arxivat en paper a una solució digital, els empleats accedeixen fàcilment a la documentació empresarial. A més, el flux d’informació s’agilita i optimitza. En comptes de dedicar temps a buscar documents, el personal se centra en tasques més importants i a prendre decisions encertades per millorar els resultats finals.

Sabia que…

Sense un sistema adequat de gestió de contingut empresarial, els empleats dediquen una mitjana de 18 minuts a buscar un document.

Reducció dels costos

La creació i l’arxivat de documents en paper tenen un cost elevat. Un arxiu de quatre calaixos ocupa molt espai en l’oficina i costa 1500 € a l’any. Mantenir dotze arxivadors d’aquest tipus requeriria contractar a una persona. El canvi a un sistema de gestió documental digital permet estalviar en arxivat de documents, còpies, impressió, enviaments i personal.

Sabia que…

En una empresa mitjana, els documents en paper s’acumulen a una taxa anual d’un 22 per cent, és a dir, cada 3,3 anys el paper duplica el seu volum.

Seguretat i normativa

Un sistema de gestió documental permet controlar l’accés a informació confidencial i aplicar mesures de seguretat. Així mateix, garanteix el compliment de la normativa governamental i del sector mitjançant l’automatització dels processos de gestió de registres financers i retenció.

Sabia que…

Actualment, fins a un 5 per cent dels arxius d’una organització arriben a perdre’s o extraviar-se.

Continuïtat empresarial

A més, la gestió documental garanteix la continuïtat de la seva empresa àdhuc en cas d’incendi o inundació. Els documents es repliquen i guarden fàcilment sense connexió o en el núvol, la qual cosa constitueix la solució adequada per a recuperació en casos de desastre.

Sabia que…

7 de cada 10 empreses deixarien d’existir en un termini de 3 setmanes si perdessin la seva documentació impresa en un desastre.

BPM

Millora l’acompliment (eficiència i eficàcia) i l’optimització dels processos de negoci de la teva organització.

Gràcies a les nostres solucions de BPM (Business Process Management / Gestió de Processos de Negoci) obtindràs una metodologia que el seu objectiu és millorar l’acompliment (eficiència i eficàcia) i l’optimització dels processos de negoci d’una organització.

A través del BPM s’han de dissenyar, modelar, organitzar, documentar i optimitzar els diversos processos de negoci de la companyia.

La cadena de valor és un concepte teòric que descriu la manera en què es desenvolupen les accions i les activitats en una empresa.

Implementació d’un BPM

La implementació gradual d’un enfocament basat en processos permeten a una organització:

  • Establir indicadors de gestió per als processos bàsics de l’organització i indicadors de resultats (qualitat del producte i satisfacció del client).
  • Simplificar i estandarditzar els fluxos d’operació.
  • Controlar les interfícies entre processos o entre operacions d’un mateix procés, eliminant “forats negres”.
  • Eliminar activitats sense valor afegit.
  • Millorar els fluxos d’informació.
  • Reduir temps d’operació.
  • Millorar la qualitat del servei.
  • Normalitzar els mesuraments d’acompliment de la organització i individuals.
  • Definir de manera clara els productes de cada operació.
  • Identificar al responsable de cada procés o subprocés.
  • Identificar oportunitats concretes de millores en forma contínua.
  • Definir una nova estructura orgànica-funcional alineada a la visió estratègica.
Gestió del BPM

La realitat de la gestió documental des de la visió empresarial

  • Reflectir, mecanitzar i automatitzar els mètodes i organització en el sistema d’informació
  • Establir els mecanismes de control i seguiment dels procediments organitzatius.

  • Independitzar el mètode i flux de treball de les persones que ho executen.

  • Facilitar la mobilitat del personal.

  • Suportar processos de reingenieria de negoci.

  • Agilitzar el procés d’intercanvi d’informació i agilitzar la presa de decisions d’una organització, empresa o institució.

  • Addicionalment optimitzar el servei.

  • Millorar la gestió del coneixement.

Ticketing

Facilita el funcionament de la teva empresa amb les nostres solucions de “Ticketing”, o gestor de despeses per representació.

Des de RIC.DOC oferim aquest mòdul addicional als estàndards de la gestió documental per a la gestió de les despeses de representació.

Aquest mòdul ens permet:

  • Escanejar els tiquets (pàrquings, autopistes, esmorzars,) amb el mòbil.

  • Una vegada escanejat el Gestor documental s’encarregarà de la resta:

    • Processos de validació mitjançant fluxos de treball (workflow)
    • Arxiu
    • Presentació sota diversos formats
  • Aquest mòdul està subjecte a les normatives legals presents pel que ens permetrà la destrucció de l’original.

Signatura biomètrica

La signatura digital biomètrica no es tracta d’una simple signatura; és la captura d’una imatge a través de qualsevol dispositiu.

La signatura digital biomètrica està subjecta a les normatives legals actuals i actua com un grafòleg capturant el traç, la velocitat, la pressió, l’alçat i diverses propietats més de la signatura el que garanteix la seva validesa legal.

Pel que amb aquest mòdul de signatura digital biomètrica podem garantir seguretat jurídica, facilitat d’ús, estalvi, garantia procedimental i agilitat.

El xifrat, la seguretat i la qualitat

Tots els documents guardats en arxivadors es xifren automàticament per mitjà del procés de xifrat AES (AdvancedEncryption Standard). AES és el successor de DONIS (Data Encryption Standard). Actualment AES constitueix un dels processos de xifrat simètric més segurs. Compta amb l’aprovació del govern d’Estats Units com a norma de xifrat nord-americana per a documents amb el nivell d’autorització de seguretat més elevat (alt secret) i compleix els requisits de seguretat més estrictes.
AES amb una longitud de clau de 256 bits per oferir la màxima protecció a l’hora de xifrar.

Firma biométrica

ERP

Donem assessorament, consultoria i recursos tècnics per a la implantació de ERP’s de primera línia mundial.
Beneficis del ERP

En RIC.DOC cobrim tota la problemàtica de la Transformació digital.

En aquesta línia donem assessorament, consultoria i recursos tècnics per a la implantació de ERP’s de primera línia mundial, Enterprise Resource Planning; Planificador de Recursos Empresarials.

Som socis del major fabricant mundial de solucions de gestió per a empreses, SAP.

Donem tots els serveis necessaris perquè la PIME tingui totes les garanties d’una reeixida Transformació Digital de mà de RIC.DOC.

SAP BUSINESS ONE per a PIMES

La nostra divisió de SAP BO per a PIMES disposa de les eines necessàries per ajudar-li a realitzar una transformació digital amb les màximes garanties d’èxit.

SAP Pymes
SAP Member

Aspectes vitals per a una implantació exitosa

Existeix una base molt important que tota empresa que es plantegi la implantació d’un nou ERP ha de tenir en compte: una implantació reeixida no ocorre per accident.

Fixació d’objectius i abast del projecte
Amb un anàlisi realista que reculli el moment en el qual es troba l’empresa i cap a on vol anar, s’evitaran sorpreses futures que podran derivar no només en pèrdua de temps, sinó també diners.
Equip
Per a un treball d’aquesta envergadura, els membres de l’equip no poden deixar-se a la seva sort.
Assignació dels aspectes crítics
Parlem d’un projecte sensible que pot posar en escac el dia a dia de qualsevol empresa, per la qual cosa les principals funcionalitats han de deixar-se en mans de tècnics especialistes i de confiança.
Fixa expectatives clares
El que per a un pot ser un treball perfecte, per a un altre pot veure un projecte a mitjana fer. Per no trobar-se sorpreses, la millor opció és fixar les expectatives que es van a utilitzar amb anterioritat.
Prioritzar les tasques i desenvolupar una jerarquia
La implantació d’un ERP pot demorar-se bastants mesos en el temps, per això, les tasques han d’estar prioritzades amb l’objectiu clars de tota l’organització.

Funcionalitats bàsiques per departament

  • Pla de comptes
  • Seients de diari
  • Models de comptabilització
  • Comptabilitzacions periòdiques
  • Tipus de canvi en diverses monedes
  • Informes financers
  • Gestió de pressuposts
  • Comptabilitat de costos
  • Varis períodes comptables
  • Pagaments rebuts
  • Pagaments efectuats
  • Execució de pagament
  • Processament d’extractes bancaris
  • Xecs
  • Crèdits
  • Pagaments diferits
  • Conciliació de comptes
  • Actius fixos
  • SEPA
  • Gestió d’oportunitats i previsions de vendes
  • Gestió de contactes
  • Gestió d’activitats
  • Calendari
  • Gestió de campanyes
  • Acords globals
  • Ofertes
  • Demanats
  • Lliures
  • Devolucions
  • Factures
  • Reclamacions
  • Llistes de preus en diverses monedes
  • Preus especials
  • Període i descomptes per volum
  • Gestió de clients
  • Càlcul del benefici brut
  • Integració amb Microsoft Office
  • Gestió de serveis
  • Planificació de serveis
  • Seguiment de diverses interaccions amb els clients
  • Gestió de targetes d’equip
  • Quadres de serveis
  • Contractes de servei
  • Interacció mòbil
  • Operacions periòdiques
  • Integració de recursos humans
  • Base de dades de coneixements
  • Calendari de serveis
  • Processament de trucades de servei
  • Sol·licitud de compra
  • Ofertes de compra
  • Sol·licitud d’oferta mitjançant Web
  • Comandes
  • Demanades de compres per a l’entrada de mercaderies
  • Devolucions de mercaderies
  • Factura de creditors
  • Factura bestreta de deutors
  • Factura/sol·licitud de bestreta
  • Cancel·lar documents de màrqueting
  • Abonaments de creditors
  • Costos totals
  • Intrastat (AEAT)
  • Procés d’importació
  • Flux de treball
  • Gestió d’articles
  • Llistes d’articles
  • Llistes de preus
  • Entrades de mercaderies
  • Sortides de mercaderies
  • Transaccions d’inventari
  • Transferències
  • Acords de nombres de sèrie
  • Gestió de nombres de lot
  • Recollida i embalatge
  • Operacions periòdiques
  • Seguiment de l’inventari
  • Ubicació dels contenidors
  • Diversos mesuraments
  • Llistes de materials
  • Conjunts d’articles
  • Ordres de fabricació
  • Sortides de mercaderies
  • Entrades de mercaderies
  • Quadres de comandes de producció
  • Determinació de comptes de major
  • Gestió del cicle de vida
  • Càlcul de costos de l’article
  • Previsions
  • Planificació de necessitats de material
  • Operació d’enviament a través de tercers
  • Fabricació sobre demanat
  • Recomanació de comandes

Nosaltres

RIC.DOC, la divisió de Software i Solucions Tecnològiques de Reprografia Industrial de Catalunya ajudem a les empreses a evolucionar sense por cap a la transformació digital.
Amb el coneixement que el digital ha multiplicat exponencialment la manera de treballar de totes les empreses, formem un equip capaç d’afrontar projectes de qualsevol sector i dimensió, aplicant la millor solució, que s’adapti a les gestions actuals de cada client de manera senzilla i sense alterar les seves rutines i aconseguint: agilitar els mètodes de treball, sense riscos i abordar noves oportunitats.
Els nostres Serveis de Consultaria de Transformació Digital ajuden als negocis a entendre la metodologia del canvi que han d’introduir i desenvolupar. I tot això, segons cada cas, ho fem analitzant el possible impacte de la digitalització en el negoci, tenint una visió més àmplia i global dels diferents escenaris, departaments i persones que intervenen.

Solucions d’Impressió 3D

Reinventa la manera d’elaborar prototips i crea peces funcionals de qualitat a una velocitat fins a 10 vegades més ràpida
Més informació en RIC.3D

Alguns dels nostres clients

Contacta amb el nostre departament comercial per a més informació

CONTACTE