Tots els experts en productivitat empresarial recomanen l’adopció de sistemes de flux de treball (BPM) para tots aquells processos que siguin susceptibles de ser automatitzats.

businesss-process-management-bpm-ricdoc

Segons Wikipedia la gestió de processos de negoci es defineix com: La Gestió de Processos de Negoci (en anglès: Business Process Management o BPM) és una metodologia corporativa i disciplina de gestió, l’objectiu és millorar l’acompliment (eficiència i eficàcia) i l’optimització dels processos de negoci d’una organització, a través de la gestió dels processos que s’han de dissenyar, modelar, organitzar, documentar i optimitzar de forma contínua. Per tant, pot ser descrit com un procés d’optimització de processos.

El model d’administració per processos es refereix al canvi operacional de l’empresa, al migrar d’una operació funcional a una operació administrada per processos.

El BPM és l’enteniment, visibilitat, modelat i control dels processos de negoci d’una organització. Un procés de negoci representa una sèrie discreta d’activitats o passos de tasques que poden incloure persones, aplicatius, esdeveniments de negoci, tasques i organitzacions.

Quan hem de plantejar disposar d’eines de control de flux i modelatge de processos?

Segurament podríem estendre’ns molt però quan ens veiem reflectits en més de dos dels següents fites, hauríem emplaçar-per a la implementació d’un sistema BPM per a la nostra companyia.

• Costos elevats
• Informació de poca qualitat
• Manca de control en els processos
• Retards en les tasques
• Manca de comunicació
• Informació aïllada
• El procés no es gestiona tal com va ser dissenyat
• Inconsistències en la informació
• Desorganització
• Duplicació del treball
• Desviació negativa del temps
• Excessiva generació de documentació
• Excessiu control burocràtic

Si considerem que en la nostra companyia ocorren dos o més fites dels exposats, al cap ia la fi, això es veurà reflectit en el Servei al client que no serà l’esperat i aquest ho ha de percebre com a deficient.

Llavors la implementació d’un sistema de BPM no haurem de prendre com un luxe empresarial o com una modernitat excèntrica sinó com un salvavides empresarial o com un massatge relaxant per als nostres clients finals.

Quins avantatges suposa implementar un sistema de modelatge de processos?

La tecnologia actual ens permet realitzar aquest tipus de gestions més enllà de la clàssica xarxa local i ens permet la gestió descentralitzada i globalitzada a través del núvol.

Els avantatges que exposen tots els especialistes en productivitat són entre algunes altres les que a continuació s’exposen:

Mètode: Millora del seguiment i control de processos gràcies a una normalització en la metodologia de treball.
Ordre: Millora de la productivitat general i eficiència entre departaments. Permet un estalvi en els temps d’execució per a la gran majoria dels processos.

Seguretat: Molts dels problemes que poden sorgir dins d’un procés de treball són coneguts per anticipat, per tant, l’esquema de flux de treball permet avançar-nos a possibles fallades i anticipar-se a les solucions.

Agilitat: Facilita la circulació de la informació dins de la pròpia empresa i per tant es disminueixen els temps d’atenció interdepartamental, amb clients i proveïdors.

La previsió i ordre adequat en les tasques a realitzar sempre ha estat una garantia d’eficàcia en qualsevol projecte.

Amb la globalització empresarial, el control manual es fa en moltes ocasions impossible, i en qualsevol cas, una aplicació de gestió del flux de treball en el núvol ben plantejada estalvia molt de temps, diners i disgustos a les empreses.

Una adequada integració amb les dades de què disposa l’empresa com poden ser correus electrònics, adreces de missatgeria, dades per a la facturació, sistemes de gestió ERP i altres tipus de bases de dades, faciliten enormement les tasques administratives dins de qualsevol empresa.

La gestió per processos es confirma com un dels millors sistemes d’organització empresarial per aconseguir magnífics índexs de qualitat, productivitat i excel·lència.

Els excel·lents resultats que s’obtenen amb l’aplicació de mesures BPM es van popularitzant i la seva aplicació és independent de la mida o sector d’activitat de les companyies.

L’èxit en la implantació de sistemes BPM en l’actualitat és inqüestionable i totalment prescrit per la majoria d’experts en productivitat, encara que és evident que un projecte d’aquesta envergadura i sobretot calat empresarial està subjecte al fracàs.

Aquest fracàs habitualment vindrà donat bàsicament per dos motius:

Resistència al canvi: Les reticències de directius i empleats acostumats a una visió més tradicional de l’empresa, és a dir, vertical i funcional en comptes d’horitzontal o per processos. A aquest fenomen se’l coneix com «efecte sitja«: Una sèrie de problemes de comunicació i establiment de prioritats que se solen donar a les empreses en passar d’una organització tradicional o funcional a una gestió per processos. Aquest efecte s’oposa a un enfocament més integral i general que el de l’estructura departamental, on l’important és el procés en conjunt i no els interessos de cada departament en separat. Una organització clàssica o per departaments podria representar-se gràficament com una estructura vertical i segmentada; mentre que la gestió basada en processos seria un conjunt de línies horitzontals i contínues.

Anàlisi oportú i idoni: La complexitat organitzativa de les seves diferents elements, el poder identificar clarament quina és la cadena de valor.
o La cadena de valor és un concepte teòric que descriu la manera en què es desenvolupen les accions i les activitats en una empresa. .2 Aquest concepte té una gran rellevància per a la gestió basada en processos, ja que distingeix diferents baules interrelacionats entre si en tot circuit productiu. D’aquesta manera, hi hauria les activitats primàries, enfocades a l’elaboració física dels productes i les accions de suport, que no proporcionen valor en si mateixes, però no per això no tenen importància. La gestió basada en processos té en compte tota la cadena de valor en el seu conjunt i de manera horitzontal.

En projectes BPM és bàsic una bona anàlisi inicial, així com la implantació realitzada per experts com els enginyers i consultors que disposem en RIC.DOC acostumats a liderar projectes de gran complexitat tant en l’àmbit de processos com en el de la digitalització, sent així un partner clau cap al viatge a la indústria 4.0