DocuWare és una empresa dedicada en exclusivitat al seu producte i tots els anys, publica dues actualitzacions de el seu gestor Documental, és a dir, cada sis mesos llança una nova versió i aquesta, plena de novetats. La versió 6.12 de DocuWare avança cada vegada més a la integració absoluta de l’administració del producte en un entorn totalment web on la migració de la tecnologia Silverligth cap HTML5 és ininterrompuda i sense marxa enrere.

La majoria de les opcions noves que es publiquen vénen de l’aportació dels proveïdors i clients en els fòrums de col·laboració, entre tots, vam votar les idees que es publiquen i el fabricant, al final, les avalua, les desenvolupa i publica si escau. És evident que moltes de les novetats són pròpies de l’evolució del mateix producte, però el pes dels col·laboradors és important.

Totes les millores i novetats es basen i es reforcen amb HTML5, en cada nova versió que es publica per part del fabricant DocuWare, desapareixen opcions de la versió Windows amb l’objectiu que en les pròximes versions l’administració del producte aquest al 100% sota un entorn web i de manera integrada amb aquesta tecnologia. En aquesta ocasió, el fabricant, s’ha procedit a migrar la relació de documents, l’administració d’arxivadors i

Amb aquesta actualització a la 6.12, s’han millorat diferents funcionalitats:

Un exemple són les màscares de camp, aquestes ens permeten informar ara per exemple un codi postal, un DNI o IBAN però amb un format preestablert, és a dir que configurem si no com ha d’introduir-se i d’aquesta manera guardar un criteri igual per a cada tipus de camp.

No gaire lluny d’això tenim també les noves eines de validació de dades, és a dir que podem accedir a base de dades externes per assegurar-nos que les dades introduïdes en un camp o metadada d’un registre informat es corresponen amb els que tenim per exemple en un CRM. Un exemple d’això seria que el nombre d’un client fos el mateix en el CRM que en DocuWare.

Una altra de les millores és la de poder establir numeracions automàtiques de documents per un camp concret i establint diferents valors controlats per l’usuari. Això serveix per a camps de text, numèrics i decimals. Cal destacar que, des d’aquesta nova versió, els correus electrònics emmagatzemats en DocuWare des de les safates ara també poden ser respostos des de DocuWare un cop arxivats.

Una millora important per la seva rellevància és la de poder enviar una sol·licitud de revisió des de la visió d’un document a un usuari o grup d’usuaris de DocuWare. Això estableix, simula un petit Workflow on demanem l’acceptació o rebuig amb l’afegit de comentaris sobre el document. És una millora molt simple, però que estableix una relació del document amb els diferents usuaris i les seves intervencions.

Des de el meu punt de vista és realment interessant per la seva potència, és a dir que no necessàriament ens cal configurar un Worlkflow per sol·licitar l’aprovació o comentari sobre els passos a seguir sobre un document.

Les novetats més importants se centren en els mòduls de Workflow, FORMS i connectors com el de SAP. Aquests mòduls estan en constant evolució i les seves prestacions milloren amb cada versió,

DocuWare Workflow es presenta en aquesta nova versió amb diferents novetats com ara la de l’inici d’un Workflow basat en un rang de dates, és a dir que podem iniciar un Workflow establint una data d’inici. Això seria el típic exemple d’un contracte que es renova automàticament a tres mesos del seu venciment, però que prèviament hem d’efectuar un seguiment i per a això ens vam marcar una data prèvia d’avís.

Per a la versió DocuWare Cloud ara podem connectar bases de dades locals directament des del Local Data Connector per crear fluxos de treball de Workflow i extreure dades. Això ens permet que un cop iniciat un Workflow, pugui establir-se una comunicació cap a un CRM o ERP per a l’extracció de dades cap a DocuWare permetent per exemple que comparant un DNI / NIF s’extregui per comparació dades del sistema per a incorporar DocuWare.

Una altra millora no visual és l’actualització del motor de Workflow aconseguint agilitzar tota tasca iniciada.La novetat sobre el connector de SAP és que ara ja podem usar el connector per als sistemes Cloud de DocuWare.

DocuWare Forms és un mòdul relativament nou per DocuWare i en cada nova entrega veiem millores i noves funcionalitats. Per a aquesta versió hi ha la possibilitat de publicar formularis per al seu ús públic, això vol dir que qualsevol persona que no tingui accés a DocuWare pot utilitzar el formulari i tot seguit transferir aquests a DocuWare. Ara el disseny dels formularis és més àgil i permet col·locar els camps requerits en qualsevol posició del document, però, la disposició s’efectua de manera que la vista del formulari sigui compatible amb la visió d’aquest des d’un mòbil. D’altra banda, els formularis poden guardar-se en l’arxivador de DocuWare amb un nombre exclusiu assignat automàticament.

Segurament la pròxima versió de DocuWare continuarà amb la línia de substitució de l’eina d’administració i concentrant esforços en el mòdul Forms i Workfow, veurem aviat els propers passos