Un ERP és molt més que un programa de gestió per a l’empresa, com haig de seleccionar el correcte?

Segur que qui més qui menys sap que és un ERP (Enterprise Resource Planning), és a dir, un planificador de recursos empresarials.
El popular “programa de gestió” per a l’empresa, seria la resposta més habitual i al seu torn l’error més greu per a qui estigui o s’estigui plantejant un procés de selecció d’una eina d’aquesta envergadura.

Error greu ja que un ERP és molt o hauria de ser molt més que un programa de gestió per a l’empresa. Un ERP és un sistema, que com defineix el seu propi nom ens ha d’ajudar en la planificació de recursos empresarials, és a dir, recursos logístics, financers, humans, productius, … a través del maneig intel·ligent, eficaç i solvent de la informació que disposa el propi sistema i que amb el dia a dia de la companyia es va nodrint de nova informació.

Aquesta informació que només a la base de dades del sistema no té més sentit que la gestió pròpia del dia a dia, és a dir, la possibilitat de realitzar factures, comptabilitzar, fer balanços i controlar hores i horaris mai ha de ser l’objectiu final d’un ERP ja que aquest ha de ser el tractament intel·ligent d’aquesta informació que amb el quefer diari disposem i que es tracta d’una veritable joia per a la presa de decisions.

L’ERP ha de ser capaç de mostrar-nos resultats sobre la nostra gestió empresarial tant per a la presa de decisions immediates com estratègiques en el temps.

Les decisions immediates haurien d’estar suportades per un elenc de KPI ‘s enquadrats en un quadre de comandament estudiat, resolutiu i personalitzat per a cada companyia.

I per a les decisions estratègiques hauríem de disposar d’informació tractada sobre eines de Business Intelligent perquè no tan sols ens mostri tendències històriques sinó projeccions basades en el coneixement.

Quan ja assumim aquest tipus de premisses la selecció d’un ERP es complica i comencen a sorgir dubtes de com realitzar la selecció.
És probable que més d’un i de dos s’hagin vist embolicats en un procés de selecció d’un ERP per a la seva companyia. Sotmetre a un procés d’aquest tipus no sembla una tasca complicada fins que un es troba en plena voràgine.

Existeixen gran quantitat de ERPs, des dels més populars i reconeguts com SAP fins els ERPs localistes passant pels especialitzats en un sector en concret. Un cop hem començat amb el procés de selecció comencem a adonar-nos que el ventall de possibilitats, sense ser infinit és molt més ampli del que haguéssim suposat a priori.

I amb aquesta evidència comencen a plantejar-nos una infinitat de dubtes.

El primer dubte que se’ns planteja és: ¿Que ERPs trio per al procés de selecció? 

La resposta a aquest plantejament serà determinant en el resultat final ja que no podrem plantejar un procés de selecció amb totes les solucions del mercat pel que haurem de triar entre 4 i 7 per a una primera fase de purga per quedar-nos només amb tres per a la fase final de selecció.

Aquesta primera gran dubte que se’ns planteja no és de fàcil solució. A priori ens respondríem ¿perquè reduir només a uns 5 postors? La resposta és fàcil, per un tema d’efectivitat, agilitat i eficàcia.

Però el realment important i que serà determinant en aquest procés de transformació digital és: Quins trio per a aquesta primera selecció? I aquesta resposta ja sí que és molt més difícil de respondre ja que nosaltres no som professionals de la compra d’un ERP.

Segurament que serà la nostra segona, tercera o potser la primera ocasió en tota la nostra vida laboral que hem d’enfrontar a una decisió d’aquest tipus. Decisió de la que sabem que serà determinant per al sosteniment i creixement de la companyia.

Així que la nostra decisió, de moment només la inicial per a la primera selecció, ja ens qüestiona problemes ja que no disposem d’experiència al respecte i probablement poc coneixement.

Si en tot cas aconseguíssim superar aquest handicap, després sorgeixen un reguitzell de noves preguntes:
• Estem en condició de poder seleccionar la millor eina per a la meva companyia?
• Què hauria de tenir en compte?
• ¿Donaríem major pes a la funcionalitat?
• ¿exigiríem que la funcionalitat s’adaptés a les nostres pràctiques o per contra ens adaptaríem a les millors pràctiques de la solució?
• Tindrem en compte l’evolució de la solució?
• Quant de temps hauria d’acompanyar-nos en el temps la solució escollida?
• Quines garanties d’acompanyament ens ofereixen?
• Puc enllaçar la solució amb verticals i mesures pròpies del sector?
• ¿Disposaré d’enllaços dinàmics i en temps real amb altres solucions departamentals de la companyia?
• La solució ha de disposar de mobilitat? I en tot cas sorgiria un nou dubte: Quin tipus de mobilitat necessito i que actors haurien disposar-?
• altres…

I així podríem seguir amb un reguitzell gairebé interminable de dubtes raonables que ens sorgiran quan ens enfrontem a la selecció d’una eina que ens ha de de donar suport a la presa de decisions de la companyia, així doncs, estem parlant d’una eina estratègica.

Com quan ens enfrontem a decisions inversores, financeres, tècnic-productives o de qualsevol altra índole dins de la companyia vam acudir als professionals adequats a que ens aconsellin des del seu coneixement i experiència, la recomanació en un procés de selecció d’un ERP també hauríem d’anar a experts en la matèria.

En RIC.DOC ens dediquem a col·laborar amb els nostres clients en aquest tipus de seleccions ja que som consultors en transformació Digital.

En RIC.DOC escoltem, parlem, intercanviem opinions, punts de vista i necessitats dels nostres clients per poder des de la nostra experiència i coneixement col·laborar amb les companyies en la selecció de les eines empresarials necessàries per poder-se garantir un futur sòlid en la seva presa de decisions tant immediates com estratègiques.

About the Author:

Key Account Manager de RIC.DOC.