Els que ens passem el dia intentant convèncer a les empreses que els softwares de gestió documental (ECM) no són el futur sinó el present, ens trobem freqüentment amb certs mites que s’han establert, i que avui dia no són certs.

Són freqüents els següents raonaments:
• Un programari ECM és car
• Un ECM em va a ajudar, sobretot, en la digitalització dels documents
• És un programari complicat de cara a l’usuari
• Tinc personal molt gran que no vol canviar o incorporar unsoftware nou

Des d’aquesta entrada en el blog, intentarem respondre i aclarir que aquests raonaments no són certs o, com a mínim, no són certs del tot.

Un programari ECM és car
Abans de res s’hauría de quantificar què és per a una empresa. Però fins i tot, si una vegada quantificat, sembla car, caldria calcular quin retorn d’inversió té aquest software. Més d’una vegada ens hem trobat amb empreses que ens han dit que el pressupost era elevat. Davant aquesta afirmació, sempre fem un estudi de costos i un estudi ROI, de manera que puguem fer veure al client que, hi ha una tornada de la inversió gairebé immediatament. Per tant, no es pot considerar un software ECM car sense calcular els beneficis que aportarà a la companyia.

Un ECM m’ajusará a la digitalització de documents
És un dels grans mites i mentides de la gestió documental. És cert que un software ECM ajuda, i molt, en la digitalització dels documents, i en el procés de digitalització d’una empresa. Per on més aporta unsoftware ECM, sense dubte, és en la cerca dels documents i en la traçabilitat d’aquests. Per tant, podem dir que un ECM ens ajuda més en la post-pujada del document, que en la mateixa pujada.

És un programari complicat de cara a l’usuari
Radicalment fals en el cas dels software que des de RIC.DOC es distribueixen. Tant Docuware com Dokuflex són software dels denominats «user friendly», que ajuden en el dia a dia de l’usuari sense haver de fer grans formacions. Com sempre diem, per a mostra un botó: En alguns departaments de la nostra empresa, tenim gent treballant neòfita amb la tecnologia, i actualment funcionen tots amb aquests programaris sense més problema. Ens oferim a poder fer una demostració a qualsevol empresa que li pogués interessar, per demostrar el que diem.

Tinc personal molt gran que no vol canviar
Lligant aquest punt a l’anterior. Tenint en compte que els softwares que distribuïm són «user friendly», quan algunes d’aquestes persones els veuen, i veuen tot el que els pot aportar en el seu moment a dia, canvien d’opinió.

Com sempre, des de RIC.DOC intentem donar la major funcionalitat a l’usuari, amb el mínim risc. És per això pel que confiem en el que fem. Grans empreses que han confiat en nosaltres ens avalen, i això ens omple de ganes per seguir treballant.
Et queden dubtes? Si ho necessites, et pots posar en contacte amb nosaltres per aprofundir més.