Un projecte de gestió documental per a una companyia a priori no tenim la consciència que vagi a crear un tràfec important ni que tinguem d’afrontar un procés de gestió del canvi com podria ocórrer, i aquí si tenim aquesta consciència, amb el canvi i la implantació d’un ERP, un CRM o qualsevol altre tipus de gestor que ens obligui a modificar d’hàbits, usos i costums.
Sent bastant certa l’afirmació anterior, no haurem de perdre de vista que un gestor documental és una eina i potser la que més, absolutament transversal per una companyia.
El gestor documental ens pot ajudar des de la captura i comptabilització automàtica de factures de proveïdor, fins a la gestió dels tiquets de despeses, passant per validacions de comandes de vendes o ajudant amb circuits de validació en processos de qualitat com una ISO. Així que amb la perspectiva transversal d’aquesta eina abans de començar un procés d’implantació de gestió documental com a mínim hauríem de realitzar-nos quatre preguntes:
• En quin punt ens trobem.
• Com anem a organitzar-nos
• Com podem millorar i quins objectius ens marquem
• Per on i quan començar.
On ens trobem: El primer punt hauria d’ajudar a fer una parada tècnica i reflexionar sobre la situació actual i analitzar quins són els fluxos que recorren cada un dels documents que gestionem, i que bàsicament podrien agrupar-se en tres classes:• els externs com podrien ser factures, albarans i comandes de compres
• els interns per a ús extern com factures i comandes de vendes. Albarans de lliurament i de transport, …
• els interns per a ús intern com podrien ser documents de traspassos, de control de qualitat, …
Com anem a organitzar-nos: El segon punt a tenir en compte seria en preguntar-nos com anem a organitzar-nos. Hem de tenir un pla. Hem de saber si anem a voler únicament traspassar el model analògic d’arxiu i gestió de documents actual a digital. O per contra i més intel·ligent és veure com podem aprofitar l’eina digital per millorar el nostre arxiu i tractament de la documentació en cadascuna de les diferents problemàtiques analitzades en el punt anterior.
Com podem millorar i que objectius ens marquem: Amb l’anàlisi i les conclusions del punt anterior haurem de decidir quins seran els nostres objectius en relació amb el projecte ECM a curt, mitjà i llarg termini.
Per on i quan: I finalment serà bàsic per a un èxit del projecte definir un pla ajustat d’acció. Amb tota la informació i conclusions dels punts anteriors ara haurem posar-los fases, dates, accions i noms als actors que interactuaran amb el projecte.
Com veiem afrontar un projecte de gestió documental no és afrontar un trasbals aparells una companyia, encara que si val la pena que el tractem com un projecte en si mateix i per a això haurem de realitzar una parada en el camí i com sempre analitzar, madurar, resoldre i planificar.
En RIC.DOC com a especialistes en projectes ECM, BPM i ERP és la nostra tasca diària ajudar les empreses a realitzar aquestes tasques i amb l’experiència acumulada d’anys podem aconsellar per aconseguir un èxit en el canvi i no patir per la temuda transformació digital.
