El procés de compres: la base que articula les necessitats d’una empresa

El procés de compres és la base que articula les necessitats d’una empresa per proveir-la dels materials necessaris amb l’objectiu de complir la seva tasca, és a dir, produir.

 

L’èxit d’una empresa es relaciona amb una bona gestió de compres pel que és molt important disposar d’estocs suficients per no parar la cadena de producció.

El procés de compres és complex i va més enllà d’una negociació, ja que, amb una bona gestió, els estalvis en costos i temps es tradueixen en beneficis.

Un procés de compres té uns passos molt marcats.
La primera fase es troba a la planificació de la compra, analitzar les necessitats i procedir a les sol•licituds de pressupostos.
Una segona fase, seria la de valoració on s’estudien les propostes rebudes acabant per seleccionar el proveïdor.
La tercera fase és la de la negociació on es negocien totes les condicions procedint a l’emissió de la comanda.
La quarta fase del procés de compres es troba amb l’arribada del material, els seus albarans i finalment amb la factura del proveïdor entrant en els pagaments a realitzar.

Tota aquesta gestió pròpia d’un ritual habitual i quotidià està embolicada de nombrosos documents de tot tipus. S’envien i reben correus electrònics, es generen documents, rebent múltiples propostes per valorar. S’emeten comandes des de l’eina ERP, es formalitzen estocs, es controla l’arribada d’albarans amb el seu material, tot això acaba per dir-ho d’una manera, amb l’arribada de les factures totes elles diferents i en ocasions incorrectes sent necessari efectuar reclamacions amb la corresponent arribada de més documentació, una documentació que ha de ser classificada i emmagatzemada en relació amb l’ordre de compra. És evident que una bona negociació és una possibilitat d’estalvi i benefici, però no deixa de ser un aclaparament i una perduda de temps notable haver de treballar d’aquesta manera tan anàloga.

Amb l’arribada de la digitalització, apareix la Gestió Documental una solució a la paperassa, a la diversitat d’arxius i a la unificació dels processos i els seus documents i això sí que és un veritable estalvi i benefici per a l’empresa.

Sense un Gestor Documental com DocuWare els correus electrònics e-mail relacionats amb l’ordre de compra s’emmagatzemen en cadascun de les estacions de treball que ha participat en la compra. Això, és un problema, ja que qualsevol persona que requereixi informació sobre la gestió requereix consultar als seus col•legues i esperar que aquests estiguin disponibles i disposin de la información. Ja tenim doncs el primer dels problemes identificats i que amb DocuWare resolem perfectament.

Un altre dels problemes és el de l’arribada de pressupostos, alguns arriben per correu ordinari, uns altres per e-mail i aquests és reenvien, s’imprimeixen i para més dolor, fins i tot es poden fotocopiar, d’altra banda, es poden guardar en carpetes del sistema per a la seva classificació i això és un altre mal de cap, múltiples carpetes en el sistema i triple arxiu, el de l’e-mail, els documents en carpetes del sistema de xarxa i els papers en carpetes o safates, tot això fantàstic! Però no hem acabat, després d’escollir l’opció guanyadora, emetem la corresponent comanda des del mateix e-mail o des del ERP i novament més paperassa i documents sense enllaç entre ells. Després ve els albarans de lliurament que es classifiquen en carpetes igual que les factures, que s’imprimeixen a vegades o arriben directament en paper.

Tot això és fàcilment gestionable amb DocuWare, amb la Gestió Documental. Des de RIC.DOC un procés de compres seria molt senzill de gestionar aconseguint un  estalvi de temps i costos molt important. Vegem doncs com resolem una ordre de compra.

Prèvia valoració procedim a l’enviament de correus electrònics als proveïdors sol•licitant pressuposats sobre una compra que requerim. Aquests correus emesos s’Emmagatzemen en DocuWare guardant aquests amb un nombre de pressupost, arriben els primers correus dels proveïdors amb els pressupostos i aquests es guarden en DocuWare en relació amb el nombre de pressupost, però classificant aquests en estat pendent de valoració. Els usuaris del departament disposen d’una vista on tenen una vista amb els pressupostos pendents de valoració. Un procés intern decideix l’opció guanyadora i procedeix a marcar un dels pressupostos com acceptat i la resta com rebutjats. Ara és el torn de sol•licitar la comanda, això ho fem des de nostre ERP imprimint aquest cap a la impressora DWprinter digital de DocuWare enviant-se directament el correu al proveïdor per e-mail i quedant la comanda classificada en el Gestor Documental de manera automàtica prenent el nombre de pressupost i el nombre de comanda i en estat pendent. Arriben els Albarans, típic que avui arriba un i demà un altre, no sempre, però succeeix. Procedim doncs al seu escanejo digital. DocuWare reconeix totes les zones d’interès del document independentment del seu format i signant això electrònicament. L’albarà s’emmagatzema en DocuWare quedant en relació amb el nombre de comanda. Més endavant o durant el procés podem rebre o emetre correus en relació amb la comanda, aquests, els guardem en DocuWare directament en relació amb el nombre de comanda. Una vegada la comanda està completa, els usuaris amb la vista predeterminada de comandes pendents procedeixen al marcat de la comanda com a complet romanent a l’espera de l’arribada de la factura entrant. La factura es digitalitza i es signa electrònicament per DocuWare permetent la seva destrucció, és a dir, Adéu al paper! La factura igual que l’albarà es relacionen amb la comanda es reconeix zonalment recollint els valors com a NIF, Import, Quota tributària, tipus impositiu, adreça, raó social i d’altres valors a necessitar. Després podem guardar en relació amb la factura els documents de pagament i altres documents relacionat amb la gestió de compra. Una altra de les vistes possibles és la de factures pendents de pagament, un altre circuit interessant on poden intervenir altres actors, el tema està en el fet que al final, la factura es paga o rebutja canviant el seu estat en DocuWare.

Resumint, amb DocuWare, aconseguim emmagatzemar tots els documents en un únic repositori de documents, relacionar els pressupostos, comandes, albarans i factures entre ells, així com els e-mails i altres documents. Això sí que és un veritable estalvi, ja que amb una simple cerca localitzem tots els documents en relació amb el procés. Sense DocuWare els documents estan dispersos i en múltiples formats.

RIC.DOC és una empresa amb experiència contrastada en la gestió de processos. Disposa d’un equip de professionals capaç d’afrontar qualsevol projecte, no dubtis a contactar amb nosaltres.

About the Author:

System Consultant de RIC.DOC.