¿Quin tipus de documents puc signar de forma remota?

Si prenem com a referència la paraula remota que apareix en el títol d’aquest bloc, el nostre primer pensament en l’entorn digital, és pensar que hem de necessitar d’internet a l’hora de realitzar alguna tasca o activitat.

També segons el diccionari hi ha altres significats, però que no pertanyen a aquest context semàntic en el qual ens estem referint. No anem mal encaminats, Internet al llarg de la seva existència, ens ha permès connectar-nos a tots nosaltres per fer diferents finalitats: cercar informació, treballar telemàticament o fins i tot comunicar-nos amb altres persones en text, veu o videotrucada usant la “xarxa internacional”.

Si busquem la part en comú de totes aquestes activitats, és que el significat d’aquest adjectiu remot / a és d’alguna cosa distant en l’espai (lloc) o en el temps. En aquest aspecte, estem davant l’activitat de realitzar una signatura des d’un altre lloc i que, alhora, si volem, podrem realitzar-la quan vulguem.

Potser convé explicar en un parell de línies, el significat del concepte signatura remota i és que: La signatura remota és una plataforma de gestió de cicles de signatura electrònica de documents, en la qual, aquesta signatura electrònica es basa en l’autenticació forta d’un usuari mitjançant 2 factors. A més està catalogada com a signatura substancial segons eIDAS (Reglament Europeu de signatura Electrònica).

Tot això és establert per un procés de 3 estats:
1. Enviaments de documents certificats: La plataforma garanteix que el receptor / destinatari, ha rebut un document determinat.
2. Recepció de documents controlats: La plataforma li garanteix a l’emissor del document, que el destinatari accepta el contingut del document enviat.
3. Signatura de documents: Finalment, la plataforma permet al destinatari realitzar la signatura electrònica del document.

Tot aquest procés / cicle de signatura és el que una plataforma de signatura remota, presta un servei de signatura de documents, que permet que els usuaris puguin signar documents de forma remota a través d’una app des dels seus dispositius Smartphone / tauletes o bé accedint a través d’una pàgina web des del PC, portàtil o dispositiu mòbil. Tot des de la distància (lloc i temporal), de les 2 parts signants. En RIC.DOC, disposem de solucions de signatura remota que satisfan a qualsevol sector empresarial.

Per què he fet aquest tipus d’aclariment ?, doncs perquè les firmes han canviat en la manera de dur-se a terme en el món digital. No signatura de la mateixa manera, ja que el paper tendeix a usar-se cada vegada menys i hem d’utilitzar un altre mitjà si no disposem d’aquest paper. De fet, hi ha un altre article al nostre blog on detallem els tipus de signatures electròniques que existeixen avui dia (llegueix més).

Usant aquesta modalitat de signatura remota, nosaltres com a part emissora del document a signar, no ens veurem obligats a assistir in situ amb la part signant.
Si ens atenim a contestar a la pregunta ¿Quin tipus de documents puc signar de forma remota? La resposta és QUALSEVOL TIPUS DE DOCUMENT que es desitgi signar. La plataforma ofereix la disponibilitat d’usar qualsevol tipus documental.

A continuació, detallo uns 5 tipus més usats en l’entorn empresarial:

Contractes, autoritzacions i formularis de clients

Contractes de compra / venda de productes o serveis, autoritzacions per a la prestació de serveis, formularis per confirmar la prestació d’un servei tècnic, etc. Són per a tots aquells tràmits que requereixen la signatura dels seus clients. La qüestió és evitar que els clients hagin de imprimir un document, signar-lo, escanejar-lo i enviar de tornada signat a la companyia. Potser no resulta obvi, però … qui té avui dia impressora i escàner a casa? Cada vegada menys gent.

Contractes laborals i altres operatives de recursos humans

En els departaments de recursos humans, les empreses recorren a la signatura remota perquè els futurs empleats puguin signar acords de confidencialitat o contractes laborals a distància, perquè això els permet transmetre una imatge innovadora. Un altre factor rellevant és que permet acabar amb els contractes laborals impresos, i amb la pràctica de requerir a l’empleat que es presenti a l’oficina abans de la seva incorporació per signar el contracte laboral de forma presencial.

Contractes i acords amb proveïdors

Igual que en els casos anteriors, es projecta una imatge d’empresa innovadora, que presta atenció a la relació amb els seus proveïdors i busca eficiències operacionals per relacionar-se amb ells i facilitar la tramitació d’acords. A més de per qüestions operatives i d’imatge, també és determinant en aquest cas d’ús el fet de poder tenir tota la documentació relativa als acords amb proveïdors centralitzada i accessible en una mateixa plataforma.

Acords de confidencialitat o de no divulgació

Són documents de naturalesa bastant crítica per a qualsevol empresa, perquè si hagués frau, això podria significar la pèrdua de propietat intel•lectual o implicar la necessitat d’iniciar un litigi, ja sigui amb algun soci, proveïdor, client o empleat. Els acords de confidencialitat o de no divulgació, que se solen conèixer per les seves sigles en anglès – NDAs de non disclosure agreement – són els documents que regulen el deure de confidencialitat entre dues o més parts. la necessitat de signar NDAs recorren sense dubtar-ho a la solució de signatura electrònica avançada combinada amb la remota, perquè és la que permet identificar de forma única al signant (a diferència de la signatura simple). A més, recollim també les seves dades biomètriques, que ofereixen una capa de seguretat addicional en aquest sentit.

Peticions públiques

Es basen per demanar l’adhesió de la població en general, o de determinats col•lectius en particular, a peticions de tota mena. Aquestes peticions es dirigeixen normalment a institucions públiques, tot i que també es donen casos en què es recullen firmes per reclamar o sol•licitar alguna cosa a empreses privades. És a dir, la facilitat del procés de signatura és determinant per a donar suport a una causa. Si el signant s’ha de desplaçar per signar en persona, o si ha d’imprimir el document, signar-lo, escanejar-lo i enviar de tornada signat, probablement no ho farà, ni, encara que es tracti d’una causa solidària.

Bé, després d’especificar el concepte de la signatura remota i els diversos tipus de documents que podem signar remotament, si després de tantes línies, la lectura ha arribat fins aquí, ara ja no val a dir, “que no tinc ni remota idea del que significa “, (😊) espero que hagi estat de gran utilitat. Fins al proper bloc. Si voleu més informació de la signatura remota o sobre transformació digital no dubteu en contactar amb els nostre equip de RIC.DOC.

2018-04-16T11:50:17+00:00 16 abril 2018|Informació, Signatura Digital, Transformació Digital|

About the Author: