No saps quan es l’hora de fer un canvi digital en els teus processos? La proposta que fa RIC.DOC als seus clients és implantar un Gestor Documental com DocuWare no per canviar la manera de treballar, sinó per fer el mateix, però sota un entorn digital, és evident que caldrà fer un canvi, però sempre a millor. Aquí tens un exemple del que t’hauria de motivar.

Per la meva trajectòria i experiència professional, sempre he dit que la majoria de les empreses gestionen els seus processos empresarials de manera similar, no hi ha moltes diferències, vull dir que un procés de vendes o compres, per exemple, comença per una relació informativa a nivell de pressupostos a clients i proveïdors, per l’acceptació o no dels mateixos, per la tramitació de comandes i albarans de sortida de material o serveis a prestar, per la relació i gestió amb clients i proveïdors durant la fase de venda i també de compra i com no, de la gestió de les factures emeses i entrants, la seva validació, classificació, comptabilització, pagament i conservació de les mateixes i dit això, aquí comença el fet diferencial de cada empresa, de la manera en la que procedeix amb els seus clients i proveïdors.

La feina que fem a RIC.DOC consisteix en veure i saber com treballen els diferents departaments que composen una empresa i escoltar als seus responsables les inquietuds en vers als procesos.

Sabem positivament que una empresa necessita una Gestió Documental, és a dir un gir a la mecanització de processos quan a primera vista veiem pilons de papers a les taules. Sabem que una empresa necessita una classificació digital al veure estructures immenses de carpetes en el seu sistema informàtic i com no, sabem que una empresa té un problema, al gestionar des de diferents ordinadors una mateixa tasca, com per exemple la gestió de e-mail en relació a una compra, reclamació, altres.

Si qualsevol d’aquests factors son detectats, llavors podem dir que l’aplicació d’un Gestor Documental és altament recomanable per el ràpid benefici que suposa la seva implantació. Cal que les empreses millorin la seva competitivitat, que millorin els temps de resposta i que redueixin despeses innecessàries. La seguretat, també és un factor important.

Una empresa necessita un Gestor Documental quan…
si per cada venda feta imprimeix comandades albarans o fulles de serveis i classifica aquestes en carpetes i a la vegada imprimeix correus i els posa juntament a les carpetes tot acumulant aquestes a les taules de treball fins que no queda tancada la venda i es guarda l’expedient a l’arxiu.
si els seus empleats els cal consultar l’arxiu per recuperar expedients, per a nova classificació de documents o consulta.
si aquesta imprimeix constantment albarans, comandes, factures i fins tot e-mail a paper per a la seva classificació a l’arxiu o per tramitacions.

Que suposa l’aplicació d’un Gestor Documental com DocuWare?
Les comandes van directament al Gestor Documental i queden classificades per el seu numeral, no generen paper i poden ser tramitades directament per el flux de treball configurat al seu destinatari.
Els albarans son tractats de la mateixa manera, digitalitzats en cas de recepció o tramitats i firmats digitalment en cas d’enviament, tots els documents queden classificats en relació a comandes i el procés.

Dit això, la reducció de l’ús del paper és directament un estalvi de diner per el seu cost, per l’estalvi en consumibles. El temps de gestió queda optimitzat per la mecanització del procés i aquí l’empresa guanya en competitivitat per una millor resposta dual i per poder aprofitar el temps guanyat per portar a terme tasques que abans no serien possibles.

Tota Gestió digital comporta substituir hàbits de treball en paper a digital, això vol dir per exemple que una nota feta a qualsevol document sigui fet a digital i aquesta sigui indexada i possible de ser trobada amb molta facilitat.

Un e-mail queda directament classificat contra el expedient o document relacionat i això suposa que qualsevol empleat podria respondre o atendre qualsevol petició de client proveïdor i no haver d’esperar a que la persona que suposadament tingui aquella informació pugui facilitar-la. Aquí el benefici és novament per competitivitat, temps i seguretat.

El Gestor Documental DocuWare suposa que no faci falta tenir un arbre d’arxius digitals a la xarxa, tots els documents queden classificats en relació als expedients o documents. En aquest cas l’estalvi i benefici està en la classificació de tota la documentació en un únic magatzem de dades, en la no duplicitat de documentació i la ràpida tramitació i consulta en cas de necessitat.

T’imagines treballar sense grapes, clips, carpetes i papers que volten per les taules?. T’imagines trobar un document en només dos click’s de ratolí?
Doncs confia amb nosaltres, la nostra experiència i trajectòria ens avalen, sabem del que parlem i del que fem.

Newsletter ProfesionalToda la información que necesitas para convertirte en una Empresa 4.0.

Te mandaremos toda la información que necesitas mensualmente.