L’evolució i el creixement van alçar l’ús del paper, sent necessari evolucionar els sistemes de classificació i ús de la documentació.

No va ser fins al segle XVIII i concloent amb la primera revolució industrial sobre l’any 1850 on es va introduir el primer procés químic per a la generació de paper convertint-se en una de les bases de la nostra cultura. El paper va passar a ser la base de la nostra formació, de la constància dels nostres fets i els nostres resultats professionals. Els arxius van créixer exponencialment ja que l’ús del paper es diversifico en el legal, formatiu i empresarial.

No va ser fins a mitjan segle XX que va aparèixer el competidor al paper, la digitalització i amb això els primers documents digitals, és a dir documents reflectits en un mitjà magnètic.

Amb l’arribada de les primeres xarxes informàtiques van aparèixer diferents tipus de documents digitals amb l’objectiu real de prescindir del paper i d’aquesta manera abaratir els costos de la seva producció, de transmissió d’informació i de temps entre gestions, però amb tot això va aparèixer un gran problema i no és més que la diversitat d’arxius i documents i la seva incompatibilitat entre ells.

Aquest problema ho podem veure en tot tipus d’empreses on actualment existeixen els arxius de paper amb documents signats a mà i de plena validesa, arxius situats en diferents zones i lluny del seu abast, és a dir que requereixen, material, temps i no poc per a la localització, extracció i reubicació de documents.

Un dels nous arxius és el dels interminables arbres digitals d’on es classifiquen per una metodologia personal o d’equip múltiples documents de diferent format. Dit això, podem interpretar que deuen coexistir dos arxius i sense poder relacionar un amb un altre pel que no deixa de ser un problema. Existeix també un tercer arxiu i potser el més problemàtic que no és un altre que el del correu electrònic o e-mail, és a dir, un arxiu personal per cada operador i lloc de treball i per tant, un altre arxiu existent sense relació amb els anteriors. Per a més complexitat també existeix un quart nivell d’arxiu i és el de generació de documents que provoca l’ús d’un sistema de gestió ERP.

És clar que aquest problema com tot problema té la seva solució i es diu Gestió Documental. Des de RIC.DOC som especialistes en la centralització d’arxius, en la unificació de repositoris de documentació, en la seva classificació, vinculació i accés. Per a això ens basem en l’ús del nostre Gestor Documental DocuWare.

DocuWare és un sistema de Gestió Documental que ens permet emmagatzemar i classificar tot tipus de documentació en un únic arxivador digital.

1. El seu punt fort es troba en la capacitat de gestió del document, en la seva vinculació amb altres documents i en el control d’accés a la documentació.

2. DocuWare resol el problema de l’ús del paper ja que, gràcies a la digitalització, es redueix el seu consum, ús i espai de classificació.

3. DocuWare resol l’ús dels arbres digitals, la necessitat d’establir sistemes de seguretat sobre els documents per carpeta i la possibilitat de duplicitat. També ens permet una edició de documents des del mateix escriptori de DocuWare aconseguint un control de versionado de cadascun dels documents.

4. DocuWare permet emmagatzemar els e-mails i relacionar aquests amb les gestions obertes i altres documents, és a dir soluciona el tema del va reexpedir de correu, la seva impressió i emmagatzematge en els ordinadors dels empleats deixant aquests en a l’arxivador central de DocuWare.

5. DocuWare ens permet classificar tots els documents sortints del corresponent ERP cap a un arxivador central i relacionar aquests amb la resta.

6. DocuWare permet sense integració o programació alguna accedir a un document o conjunt de document relacionats des d’una pantalla predeterminada del ERP corresponent.

Des de RIC.DOC sabem que un Gestor Documental com DocuWare és una solució perfecta a l’arxiu documental de tot tipus d’empreses.

Som especialistes en el sector i tenim àmplia experiència en la gestió i optimització de processos i recursos. Confia en nosaltres, la digitalització és la nostra especialitat, aposta per RIC.Doc

Newsletter ProfesionalToda la información que necesitas para convertirte en una Empresa 4.0.

Te mandaremos toda la información que necesitas mensualmente.