Una de les principals inquietuds que presenten les empreses és la gestió de les factures entrants. En RIC.DOC tenim àmplia experiència en la gestió de processos empresarials i un dels habituals sol ser el de la gestió de factures siguin de sortida o entrada.

Una factura de sortida no sol ser un problema documental per a l’empresa que l’emet, però sí que pot representar un problema per a l’empresa que la rep ja que aquesta no es basa en un estàndard i cadascuna d’elles difereix en el seu aspecte fins i tot format. És a dir, la factura no és estructurada i no són totes iguals. Sabem llavors que una factura no és més que un justificant pel lliurament d’uns béns o per uns serveis prestats.

La incorporació del món digital ens ha portat a la factura electrònica i cada vegada són més les empreses que implanten aquesta tecnologia, unes per l’evolució dels seus sistemes i altres forçades per les millores i requeriments d’unes altres.

Així doncs, Què és una factura electrònica? Una factura electrònica no és més que l’equivalència a una factura tradicional. Cal destacar que l’emissió d’una factura electrònica està condicionada al consentiment del seu destinatari, per tant, és una alternativa legal a la tradicional en paper. La seva legalitat és la mateixa, però requereix d’una configuració especial i una sèrie d’informació obligatòria. Tota aquesta informació es detalla en el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, BOE-A-2012-14696. En el decret es parla concretament d’expedició, tipus de factura, contingut, terminis, conservació i altres punts que per menors que siguin no es poden obviar.

L’autenticitat i la integritat d’una factura es basen en general mitjançant una signatura electrònica, per un intercanvi electrònic de dades EDI i pels controls de auditoria habituals.

Existeixen dos tipus de factures electròniques, les estructurades i les no estructurades. La diferència d’ambdues està en què la factura estructurada facilita el seu tractament automatitzat mentre que la no estructurada es basa més en un reconeixement de la mateixa per sistemes OCR.

Factures estructurades
Les dades que contenen es generen automàticament pels sistemes informàtics de l’emissor i es tracten de manera automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat del receptor. Exemples de formats són els que utilitzen el llenguatge XML com UBL o Facturae.

Factures no estructurades
Es tracta d’una imatge de la factura tradicional en format electrònic però que inclou la signatura digital acreditativa de l’emissor. La seva automatització s’efectua mitjançant reconeixement òptic de caràcters (OCR). En la seva absoluta majoria les factures tenen un format PDF.

Els beneficis d’implantar la factura electrònica són molt importants especialment per a les PIMES.

En RIC.DOC tenim àmplia experiència en l’automatització de processos, és a dir, en la comptabilització automàtica de factures i tot això mitjançant l’ús del nostre Gestor Documental combinat amb el ERP de cada client.

Som especialistes en el tractament automatitzat de la informació. Una de les nostres especialitats està a centralitzar la documentació en un únic repositori de dades i que aquest sigui accessible per als usuaris des del seu ERP, d’aquesta manera, tota la documentació es troba relacionada.

No dubtis a contactar amb nosaltres, segur que podem ajudar-te i millorar els teus processos de negoci.