Com ja se sap i es té en compte, en una empresa, sigui gran o petita es genera un gran nombre de tiquets de despeses.
Especialment, les empreses dedicades a la prestació de serveis, derivats en la realització de feines a l’exterior, en què el treballador, pel simple fet de desplaçar-se a entorns urbans (amb cotxe, motocicleta o transport públic) genera despeses. Aquestes despeses com ara en estacionar el cotxe en pàrquings, zones d’estacionament tarificació horària, autopistes, etc …, generen gran quantitat de tiquets o comprovants de pagament, que al cap d’un cert temps, el treballador pugui liquidar.
En aquest blog comentaré aquesta problemàtica de gestió de liquidació de despeses, que solen portar alguns que altres mals de cap, ja que, en multitud d’escenaris empresarials, existeix aquesta dinàmica. No obstant això, es pot emmotllar qualsevol procés empresarial en un programari de gestió documental o d’automatització de processos.
La pregunta, que un podria plantejar-se és ¿he de guardar tots els paperets de comprovants / tiquets en un lloc segur? La resposta a la pregunta és no. Gràcies a les solucions de Gestió Documental, podrem prescindir de guardar físicament el comprovant de pagament i tenir en lloc segur la nostra documentació relacionada a despeses. Aquesta documentació, la tindrem arxivada en el nostre sistema. Aquesta implementació ens donarà una gran tranquil•litat i alhora seguretat.
¿Com s’aconsegueix aquesta solució?, doncs simplement, necessitem un dispositiu mòbil (telèfon mòbil, tauleta, etc.) i una implementació del programari de solució documental apropiat a aquest procediment. El dispositiu mòbil, serà l’encarregat de fer una fotografia del tiquet, que farà la funció de digitalitzar el document. Un cop ja digitalitzat i transferit dins al sistema de gestió documental, el procés de control de despeses seguirà un procediment de validació mitjançant eines de fluxos de treball, que s’encarregaran d’automatitzar el procés i fer arribar la tasca a l’usuari encarregat de la nostra organització empresarial .
El treballador pot tenir organitzats els seus tiquets i el departament apropiat a tal tasca, pot tenir controlada la gestió de liquidació per aplicar-la al moment concret. Portant a terme aquesta implementació, solucionem la problemàtica i alhora millorem el seguiment.
D’acord a tot el que s’ha anat comentant en aquest article, el que fem és digitalitzar el nostre comprovant i el procés entra en un flux de treball (WorkFlow) apropiat per arribar a gestionar el procés. Però … ¿Puc destruir el document (paperet) original una vegada processat en el sistema de gestió? Doncs la resposta a aquest plantejament és que si. Aquest procediment està subjecte a les normatives legals presents i podrem destruir amb total seguretat el comprovant físic un cop l’haguem introduït al sistema gestor documental.
Aquesta ha estat una esquematització de portar un control de despeses diverses, però tal com s’ha considerat sobre aquest aspecte, hi ha altres escenaris o procediments, que si els desgranem en processos més petits, podem implementar la solució documental o d’automatització més idònia al nostre àmbit de treball.
