L’eficàcia d’una empresa es troba no solament en la capacitat de producció i creixement, l’eficàcia també s’aconsegueix optimitzant els processos interns, és a dir en un major control i gestió dels cobraments pendents, en la gestió de comandes i albarans, del pagament de factures, així com en la gestió de projectes i maneig de la informació interna de l’empresa.

La millora de processos interns, de la gestió s’aconsegueix implantant una solució de Gestió Documental que permet centralitzar i relacionar tot tipus de document aconseguint un accés i distribució instantània de la informació.

Implantant un sistema de gestió Documental com DocuWare amb RIC.DOC aconseguim millores importants, unes millores que permeten als empleats trobar i gestionar més ràpidament els documents i això implica una gestió més eficient significant una reducció de costos operatius a curt termini.

L’aplicació d’una solució tecnològica per part de RIC.DOC com DocuWare aporta una millora en automatismes que elimina o fan més senzilles la típiques tasques rutinàries i tedioses de la gestió de Documents, és a dir guanyem temps i estalviem despeses en partides bàsiques, com l’espai del magatzem d’arxius, en material de classificació de documents, en còpies i impressió de documents, en la gestió de processos i en les seves tramitacions, d’altra banda guanyem seguretat, control i estabilitat documental.

L’estalvi d’espai en un magatzem s’aconsegueix gràcies a la conversió de processos a paper en digital, és a dir en la reducció de l’arxiu i en la no necessitat del seu creixement fins i tot en poc temps a la seva desaparició aconseguint un espai per a altres menesters, per a nous projectes o com en el nostre cas propi, amb l’aplicació de la Gestió Documental el que abans era un arxiu ara, és un gimnàs.

La introducció de la Gestió Documental, la digitalització que proposa RIC.DOC implica una reducció molt important de l’ús del paper, de còpia i impressions. Els documents es digitalitzen, se signen digitalment si es precisa i es distribueixen des del propi Gestor Documental. L’accés a la documentació es parametritza des del Gestor Documental, registrant-se tot tipus d’activitat sobre el document.

La gestió Documental implica una millora substancial de tots els llocs de treball ja que no es requereix el mateix temps de consulta i emmagatzematge de documents usant un sistema tradicional a un de digital, és a dir el que es fa amb hores queda reduït en pocs minuts.

La gestió Documental comporta una millora important en la tramitació de processos. La possibilitat d’extreure dades obtingudes mitjançant eines OCR facilita la integració de les dades de manera automàtica per exemple a aplicacions comptables, de RRHH o de gestió. Això permet l’acceleració de processos, és a dir, reducció de temps, millor resposta i per tant una millora en la competitivitat per rapidesa i per satisfacció dels clients.

Un document emmagatzemat digitalment en un sistema com DocuWare és un document segur, pel seu trazabilidad, per la possibilitat de replicar les seves dades cap a altres ubicacions i d’aquesta manera garantir la seguretat, exportació i trasllat de la documentació si es precisa.

El consell que ofereix RIC.DOC és que les empreses deuen confiar en un sistema de Gestió documental digital com DocuWare per moltes raons, però bàsicament per una reducció de costos de tot tipus incloent la possibilitat de creixement de l’empresa sense necessitat de majors inversions. Cada dia que passa, qualsevol inversió pensant en paper és una pèrdua de competitivitat i de diners.

Confia en RIC.DOC som experts i bons coneixedors de la Gestió Documental de la transformació del paper, dels processos digitals.

Newsletter ProfesionalToda la información que necesitas para convertirte en una Empresa 4.0.

Te mandaremos toda la información que necesitas mensualmente.