Poder trobar la informació que desitja amb només teclejar un parell de paraules pot suposar un gran estalvi de temps.

Per què he embarcar-me en un projecte de digitalització? La digitalització de documents implica passar documentació física a format digital. Són moltes les empreses que emmagatzemen gran quantitat de documentació que ocupa massa espai i és difícil de consultar.

Encara que aquest procés pugui resultar tediós, un cop realitzat pot suposar un avantatge competitiu en fer que la informació sigui accessible.
Però, …
¿Què cal considerar abans de digitalitzar documents?
I després?
Quins avantatges reals aporta aquest procés?
És rellevant digitalitzar documents?

A causa de l’avanç de la tecnologia, no tenir els documents en format digital pot suposar una gran pèrdua de temps i diners. És cert que l’activitat diària de l’empresa i el ritme frenètic de treball poden fer que aquesta tasca es posposi any rere any, tot i que el projecte pot avançar de forma paral·lela entre l’escaneig d’històrics amb el de diari fins a la total convergència.

Convertir aquest projecte en prioritari pot suposar un canvi en la gestió de la informació de la seva empresa. Així es reduirien els temps d’espera entre la sol·licitud de la documentació arxivada fins a la seva posterior consulta.

Imagini una empresa amb els departaments d’administració i comptabilitat plens d’arxivadors plens de documentació en format paper, comercial amb una infinitat de papers de propostes, ofertes, correus d’anada i tornada amb els clients i encara més important amb els potencials.
És cert, la reflexió és la correcta. ‘Però si estan reflectint la meva pròpia empresa !!!

Ben cert és que actualment les empreses disposen d’un sistema de gestió ERP i més que probablement un sistema de relació amb els tercers CRM que contenen tota aquesta informació. Ah! Però en format dada, no en format original amb anotacions a mà, marques, números de registre, etc.

En certes ocasions caldrà consultar aquesta informació, en aquest cas, tenir la informació digitalitzada i posteriorment organitzada pot suposar un gran avantatge que impliqui aportar una resposta més ràpida als clients o generar informes més complets que ens portaran a prendre decisions correctes en el temps adequat.

Existeixen una multitud de factors que li poden portar a la digitalització de documents. A més de l’estalvi d’espai, la raó fonamental seria poder disposar de la informació de forma molt més ràpida. Això pot millorar l’eficiència de la seva empresa.

• Espai i eficiència, ja ho hem exposat a manera introductori a aquests perquès i la seva eficiència està més que demostrada i directament proporcional a la qualitat i rapidesa en la recerca d’informació, tant per metadades com per continguts.

• Seguretat, perquè el que anteriorment es trobava sota clau, ara pot estar protegit per diferents claus d’accés i restriccions segons usuari. Això redueix el risc de pèrdua o sostracció de la informació.

• Mobilitat: Necessitat d’accedir a la informació des de dispositius mòbils. Cada dia, en un major nombre d’empreses, els empleats han de consultar informació sense estar presents a l’oficina. Tenir la informació en arxivadors limita l’accés, i és necessari trobar-se en l’empresa per a consultar la informació.

• Compartir la informació tant interna (companys) com externa (clients), de forma més ràpida. Anteriorment, sempre s’havia compartit informació per missatgeria, però això implicava un temps d’espera fins a la recepció de la mateixa. A més, presenta un risc per a la seguretat de la informació.

• Costos de manteniment. Tenir grans arxius físics d’informació exigeix tenir un ordre. Segurament això consumeixi recursos, és a dir, serà necessari que una persona s’encarregui del seu manteniment i no menys important el propi cost de l’espai, un espai que no aporta cap valor afegit a la companyia.

• Deteriorament dels documents. Quan parlem de documentació, imatges o plànols antics que són rellevants per a l’empresa, assegurar que la informació es manté intacta és essencial. Això pot aconseguir-se gràcies a la digitalització de documents.

• Ecologisme: La conscienciació pel medi ambient cada vegada és més gran, per això són moltes les companyies que volen deixar d’imprimir tants papers innecessaris i al seu torn estalviar en despeses d’impressió (tinta, paper, fotocòpies, etc.).

Serà possible també realitzar millores a la imatge procedent de la digitalització de documents. Això permetrà obtenir una major qualitat de la informació, més eficiència en les diverses accions dels col·laboradors de la companyia, més seguretat a gerència i una visibilitat més “neta” de la companyia en el mercat.

L’equip de consultors digitals que disposa RIC.DOC ajuda a les companyies a definir circuits, formats, espais, safates, formes i maneres perquè el projecte de digitalització d’una empresa sigui progressiu, relaxat i s’integri en el dia a dia dels empleats de forma progressiva sense brusquedats garantint l’èxit d’un projecte d’aquesta índole.